Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 24 août 2026

Version : 1.0

Chez ONE Luxury Vaults, la confiance ne s'arrête pas à la protection des véhicules qui nous sont confiés. Elle concerne également les informations personnelles de nos membres, clients, prospects et visiteurs.

La présente Politique de confidentialité explique de manière transparente quelles données personnelles peuvent être collectées par ONE Luxury Vaults, pourquoi elles sont utilisées, comment elles sont protégées et quels sont vos droits.

Elle s'applique notamment à l'utilisation du site internet de ONE Luxury Vaults, à la création d'un compte, aux demandes de renseignements ou de devis, ainsi qu'aux relations commerciales avec ONE Luxury Vaults. 

1. Responsable du traitement

 Le responsable du traitement des données personnelles est :

ONE Luxury Vaults

Forme juridique : SRL

Siège social : EGHEZEE

Numéro BCE : [à compléter]

Numéro de TVA : [à compléter]

E-mail : info@oneluxuryvaults.com

Ci-après dénommé « ONE Luxury Vaults », « ONE », « nous » ou « notre ».

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou à l'utilisation de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus.

2. Quelles données pouvons-nous collecter ?

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données personnelles.

Données d'identification

Il peut notamment s'agir de :

• nom et prénom ;
• civilité ;
• date de naissance lorsque celle-ci est nécessaire à un service ;
• nom de société ;
• numéro d'entreprise ou numéro de TVA ;
• informations liées à votre compte client.

Coordonnées

Nous pouvons notamment traiter :

• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• adresse postale ;
• adresse de facturation.

Informations relatives aux véhicules

Lorsque cela est nécessaire à la fourniture de nos services, nous pouvons collecter certaines informations concernant les véhicules confiés ou susceptibles d'être confiés à ONE Luxury Vaults, notamment :

• marque ;
• modèle ;
• année ;
• numéro d'immatriculation ;
• numéro de châssis lorsque nécessaire ;
• kilométrage ;
• caractéristiques du véhicule ;
• état général ;
• historique des interventions réalisées par notre intermédiaire ;
• informations nécessaires à son entretien, son stockage, son transport ou sa préparation ;
• photographies du véhicule.

Informations relatives à nos services

Nous pouvons conserver des informations relatives :

• aux services demandés ;
• aux demandes de devis ;
• aux réservations ;
• aux interventions effectuées ;
• aux demandes particulières du client ;
• aux échanges avec ONE Luxury Vaults ;
• aux préférences liées à la préparation ou à l'utilisation du véhicule.

Données contractuelles et administratives

Dans le cadre d'une relation commerciale, nous pouvons notamment traiter :

• contrats ;
• devis ;
• factures ;
• historique des prestations ;
• informations nécessaires à la gestion administrative et comptable ;
• statut des paiements.

Lorsque des paiements électroniques sont réalisés par l'intermédiaire d'un prestataire de paiement, certaines données peuvent être traitées directement par ce prestataire conformément à sa propre politique de confidentialité.

ONE Luxury Vaults n'a pas nécessairement accès à l'ensemble de vos informations bancaires ou de carte de paiement.

Données liées à l'utilisation du site

Lors de votre navigation, certaines informations techniques peuvent être collectées, telles que :

• adresse IP ;
• type d'appareil ;
• navigateur utilisé ;
• système d'exploitation ;
• pages consultées ;
• date et heure de connexion ;
• données techniques nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site ;
• préférences relatives aux cookies.

Certaines de ces données peuvent être collectées automatiquement par notre plateforme d'hébergement ou par les outils techniques utilisés sur le site.

3. Comment collectons-nous vos données ?

Vos données peuvent être collectées lorsque vous :

• naviguez sur notre site ;
• remplissez un formulaire ;
• demandez un devis ;
• nous contactez ;
• créez un compte client ;
• souscrivez à un service ONE ;
• nous confiez un véhicule ;
• participez à un événement organisé par ONE ;
• échangez avec nous par téléphone, e-mail ou tout autre moyen de communication ;
• utilisez votre espace personnel ou nos futurs services numériques.

Certaines informations peuvent également nous être transmises par un partenaire ou prestataire lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un service que vous avez demandé et que cette transmission est légalement autorisée.

4. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Nous utilisons uniquement les données nécessaires à des finalités déterminées.

Gestion des demandes

Vos informations peuvent être utilisées pour :

• répondre à vos questions ;
• traiter une demande de contact ;
• préparer un devis ;
• organiser un rendez-vous ;
• vous présenter nos services.

Gestion de la relation client

Lorsque vous devenez membre ou client de ONE, vos données peuvent être utilisées afin de :

• créer et gérer votre dossier ;
• gérer votre compte client ;
• exécuter les prestations demandées ;
• organiser la prise en charge de votre véhicule ;
• assurer le suivi des interventions ;
• vous informer de l'état ou de la disponibilité de votre véhicule ;
• gérer les services de conciergerie ;
• assurer la communication entre vous et ONE.

Exécution de nos services automobiles

Certaines données peuvent être nécessaires à l'organisation de prestations telles que :

• gardiennage et stockage ;
• préparation du véhicule ;
• nettoyage et detailing ;
• entretien ;
• convoyage ;
• transport ;
• contrôle technique ;
• rendez-vous auprès de garages ou partenaires ;
• mise en vente ;
• événements automobiles ;
• autres prestations demandées par le client.

Facturation et obligations administratives

Nous traitons également certaines données afin :

• d'établir des devis ;
• d'émettre des factures ;
• de gérer les paiements ;
• de tenir notre comptabilité ;
• de satisfaire à nos obligations fiscales et légales.

Sécurité

Certaines données peuvent être traitées afin d'assurer :

• la sécurité de nos systèmes informatiques ;
• la sécurité des comptes clients ;
• la prévention des accès non autorisés ;
• la protection des biens et véhicules confiés à ONE ;
• la prévention et la constatation d'incidents.

Lorsque le futur site physique de ONE Luxury Vaults disposera d'un système de vidéosurveillance, son utilisation fera l'objet des informations et mesures nécessaires conformément à la réglementation applicable.

Communication et marketing

Avec votre consentement lorsque celui-ci est requis, nous pouvons utiliser vos coordonnées afin de vous transmettre :

• des actualités ONE ;
• des invitations à des événements ;
• des nouveautés concernant nos services ;
• des communications commerciales.

Vous pourrez vous désinscrire de ces communications à tout moment.

5. Bases juridiques du traitement

Selon la situation, le traitement de vos données repose sur une ou plusieurs bases juridiques prévues par le RGPD.Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Exécution d'un contrat ou mesures précontractuelles

Nous pouvons traiter vos données lorsque cela est nécessaire pour :

• répondre à une demande de devis ;
• préparer une relation contractuelle ;
• fournir un service demandé ;
• gérer votre abonnement ;
• assurer la prise en charge de votre véhicule.

Obligation légale

Certaines données doivent être conservées ou traitées afin de respecter nos obligations légales, fiscales, comptables ou administratives.

Intérêt légitime

Nous pouvons traiter certaines informations lorsque cela est nécessaire à nos intérêts légitimes, notamment pour :

• assurer la sécurité de nos services ;
• prévenir la fraude ;
• protéger nos droits ;
• améliorer notre fonctionnement ;
• défendre nos intérêts en cas de litige.

Lorsque nous nous fondons sur cette base juridique, nous veillons à ce que nos intérêts ne portent pas une atteinte disproportionnée à vos droits et libertés.

Consentement

Lorsque la loi l'exige, notamment pour certains cookies ou certaines communications marketing, nous demandons préalablement votre consentement.

6. Partage de vos données

ONE Luxury Vaults ne vend pas vos données personnelles.

Certaines informations peuvent toutefois être communiquées à des prestataires ou partenaires lorsque cela est nécessaire à la fourniture d'un service.

Il peut notamment s'agir de :

• notre hébergeur et fournisseur de plateforme web ;
• prestataires informatiques ;
• solutions CRM ou de gestion ;
• prestataires de paiement ;
• comptables et conseillers professionnels ;
• compagnies ou intermédiaires d'assurance ;
• garages et ateliers ;
• centres de contrôle technique ;
• sociétés de transport ;
• spécialistes du detailing ;
• prestataires événementiels ;
• autres partenaires nécessaires à l'exécution d'une prestation demandée.

Ces tiers ne reçoivent que les informations nécessaires à leur intervention et doivent traiter les données conformément à la législation applicable.

Nous pouvons également communiquer certaines informations lorsqu'une obligation légale nous l'impose ou lorsqu'une autorité légalement compétente en fait la demande.

7. Odoo et hébergement du site

Le site internet de ONE Luxury Vaults utilise actuellement la plateforme Odoo pour la gestion et l'hébergement de certaines fonctionnalités du site.

Dans ce contexte, certaines données techniques ou personnelles peuvent être traitées par Odoo ou ses infrastructures afin d'assurer le fonctionnement du site et des services associés.

Lorsque des prestataires traitent des données pour notre compte, nous veillons dans la mesure applicable à ce que le traitement soit encadré conformément au RGPD.

8. Transferts de données hors de l'Espace économique européen

Nous privilégions, lorsque cela est possible, des prestataires permettant un traitement des données au sein de l'Espace économique européen.

Cependant, certains fournisseurs techniques ou partenaires peuvent traiter certaines informations depuis un pays situé en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsqu'un tel transfert a lieu, nous veillons à ce qu'il repose sur un mécanisme autorisé par le RGPD, tel qu'une décision d'adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types ou toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation.

9. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

La durée peut notamment dépendre :

• de la durée de notre relation contractuelle ;
• du type de service fourni ;
• de nos obligations comptables et fiscales ;
• des délais légaux de prescription ;
• de la nécessité de conserver certaines informations en cas de litige.

À titre général :

Demandes de contact et prospects

Les informations sont conservées pendant une durée raisonnable nécessaire au suivi de la demande et de la relation commerciale.

Données clients

Elles sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis pendant la période nécessaire au respect de nos obligations légales et à la défense de nos droits.

Documents comptables et factures

Ils sont conservés pendant la durée imposée par la législation belge applicable.

Données liées au consentement marketing

Elles peuvent être conservées jusqu'au retrait du consentement ou jusqu'à ce que leur conservation ne soit plus justifiée.

Données techniques et cookies

Leur durée dépend du type de cookie ou de technologie utilisée et est précisée, lorsque nécessaire, dans notre Politique relative aux cookies.

À l'expiration des délais applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la législation l'exige.

10. Cookies

Notre site peut utiliser des cookies et technologies similaires.

Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du site et peuvent être utilisés sans consentement préalable lorsque la législation le permet.

Les cookies non strictement nécessaires, notamment certains cookies analytiques, publicitaires ou liés aux réseaux sociaux, ne sont activés qu'après obtention de votre consentement lorsque celui-ci est légalement requis.

Lors de votre première visite, un outil de gestion des cookies peut vous permettre :

• d'accepter les cookies concernés ;
• de les refuser ;
• de personnaliser vos préférences.

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement ultérieurement.

Les informations détaillées concernant les cookies utilisés, leurs finalités et leurs durées de conservation sont disponibles dans notre Politique relative aux cookies.

11. Sécurité des données

La protection des informations de nos clients fait partie intégrante de notre engagement de confidentialité.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre notamment :

• l'accès non autorisé ;
• la perte ;
• la divulgation ;
• la modification ;
• la destruction ;
• l'utilisation abusive.

L'accès aux informations est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ou de la prestation demandée.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, nos dispositifs sont adaptés et réévalués en fonction des risques et de l'évolution de nos services.

12. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez, selon les conditions prévues par la réglementation, de plusieurs droits concernant vos données personnelles.

Vous pouvez notamment exercer :

Droit d'accès

Vous pouvez demander si nous traitons des données vous concernant et obtenir l'accès aux informations concernées.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données incorrectes, incomplètes ou devenues obsolètes.

Droit à l'effacement

Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander que l'utilisation de certaines données soit temporairement limitée dans les situations prévues par le RGPD.

Droit d'opposition

Lorsque le traitement repose sur notre intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct.

Droit à la portabilité

Lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez demander à recevoir certaines données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement.

Retrait du consentement

Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Décisions automatisées

Vous avez également certains droits concernant les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative.

ONE Luxury Vaults n'a pas vocation à prendre ce type de décision automatisée concernant ses clients dans le cadre normal de ses services.

13. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer l'un de vos droits ou poser une question concernant vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

ONE Luxury Vaults

E-mail : info@oneluxuryvaults.com

Afin de protéger vos informations, nous pouvons demander des éléments permettant de vérifier raisonnablement votre identité lorsque cela est nécessaire.

Nous traiterons votre demande dans les délais prévus par la réglementation applicable.

14. Réclamation auprès de l'Autorité de protection des données

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable, vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente.

En Belgique, il s'agit de :

Autorité de protection des données (APD)

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Belgique

Vous pouvez également consulter le site officiel de l'Autorité de protection des données pour obtenir les informations actualisées concernant l'exercice de vos droits et l'introduction d'une plainte.

Nous vous invitons toutefois à nous contacter préalablement afin que nous puissions examiner votre demande et tenter d'y apporter une solution.

15. Liens et services de tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites internet ou services exploités par des tiers.

ONE Luxury Vaults n'est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites ou services externes.

Nous vous recommandons de consulter leurs propres politiques de confidentialité avant de leur transmettre des données personnelles.

16. Réseaux sociaux

ONE Luxury Vaults peut être présent sur différentes plateformes sociales.

Lorsque vous interagissez avec nos comptes sur ces plateformes, certaines données peuvent être traitées à la fois par ONE Luxury Vaults et par l'opérateur de la plateforme concernée.

L'utilisation de ces plateformes est également soumise aux politiques de confidentialité propres à chaque réseau social.

17. Photographies, vidéos et événements

Dans le cadre des événements organisés par ONE Luxury Vaults, des photographies ou vidéos peuvent éventuellement être réalisées.

Lorsque des personnes sont identifiables et que la réglementation l'exige, leur utilisation à des fins de communication ou de promotion sera encadrée conformément aux règles applicables.

Des modalités particulières pourront être communiquées aux participants lors de certains événements.

18. Protection des informations liées aux véhicules

Compte tenu de la nature de nos activités, ONE Luxury Vaults accorde une attention particulière à la confidentialité des informations concernant les véhicules de ses membres.

Nous nous engageons à limiter la divulgation d'informations susceptibles de révéler inutilement :

• la présence d'un véhicule dans nos installations ;
• l'identité de son propriétaire ;
• ses habitudes d'utilisation ;
• ses déplacements ;
• sa valeur ou ses caractéristiques particulières ;
• toute autre information confidentielle liée à notre relation avec le membre.

Ces informations ne sont communiquées que lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un service, lorsqu'une obligation légale l'impose ou avec l'accord de la personne concernée lorsque celui-ci est requis.

La discrétion constitue une composante essentielle de l'expérience ONE.

19. Modification de la présente politique

ONE Luxury Vaults peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte :

• de l'évolution de ses services ;
• de nouvelles fonctionnalités du site ;
• de changements technologiques ;
• de nouvelles obligations légales ou réglementaires.

La version applicable est celle publiée sur notre site.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

20. Nous contacter

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos données :

ONE Luxury Vaults

EGHEZEE

5310 – Belgique

E-mail : info@oneluxuryvaults.com

Notre engagement

Chez ONE Luxury Vaults, discrétion, sécurité et confiance ne sont pas uniquement des principes appliqués aux véhicules qui nous sont confiés.

Ils s'appliquent également aux personnes qui nous les confient.